¿Cómo crear al asegurado base?
Para cualquier tipo de póliza colectiva es necesario generar el asegurado base del cual dependerán todos los certificados de esa póliza, para ello debe crearse un asegurado de igual forma como si estuvieramos creando un asegurado individual, con la única diferencia que en el cuadro de selección ASEGURADO debe seleccionarse la opción colectivo. Si desea más información acerca de como crear al asegurado haga click aqui
¿Cómo crear una póliza colectiva de HCM, Accidentes o Vida?
Una vez creado al asegurado base debemos pasar a crear la póliza madre colectiva, para ello debemos seguir los mismos pasos que usamos para crear una póliza individual, con la diferencia de que en el renglón tipo de póliza debe seleccionar el tipo colectivo, además debe crearse un ramo especial para este tipo de póliza colectiva con el fin de llenar la pestaña con los datos de los ramos, coberturas y sumas aseguradas.
Hasta este momento hemos realizado un proceso similar al que se realiza para las pólizas individuales. A partir de ahora vamos a entrar en la parte colectiva propiamente dicha.
Creando una tabla de parentescos.
Antes de crear un certificado de HCM o Accidentes Personales debemos crear la tabla de parantescos. Dicho proceso es obligatorio y tiene como finalidad definir las categorías de asegurados tanto titulares como beneficiarios así como sus características, es decir, rango de edades, planes y tarifas. Cabe destacar que debe crearse una tabla de parentescos para cada póliza colectiva, incluyendo los casos en los que una póliza tenga un exceso en el cual están involocrados los mismos titulares y beneficiarios de la póliza base. Para acceder al formulario de creación de tablas de parentescos haga click en la opción de menú como se muestra acontinuación.
Figura 1. Tabla de Parentescos
Una vez allí Ud. Podrá observar un formulario como el siguiente.
Figura 2. Formulario para la tabla de parentescos
A través de este formulario Ud. podrá definir los diferentes rangos de asegurados deacuerdo con cada uno de los planes que se definan para un colectivo, es decir, que una misma póliza pudiera tener un plan para los ejecutivos, uno para los obreros y otro para los empleados si fuese el caso. En caso de que solamnete exista un plan lo denominaremos plan único.
Lo primero que debe hacer es seleccionar la póliza colectiva a la cual asignaremos su tabla, para ello ya debe tener creada la póliza siguiendo los pasos descritos anteriormente. Para ubicar la póliza haga click en el b otón de consulta que se encuentra del lado derecho del cuadro de texto con el número de la póliza como aparece en la figura.
El sistema despliega una reja con los principales datos de las polizas colectivas que se encuentran cargadas en la base de datos de su sistema, seleccione la que desea haciendo doble click sobre ella o haciendo un click sobre ella para seleccionarla y luego un click sobre el botón de confirmación ( botón verde )
A continuación sitúese en el cuadro de texto plan y coloque allí la denominación del mismo, como ya dijimos si solamente existe un plan para esa póliza puede colocar plan único. El sistema muestra el nombre del asegurado base en el cuadro de texto asegurado, pero de manera sombreada debido a que no se puede modificar.
Posteriormente comenzaremos a cargar cada uno de los parentescos comenzando por el de los titulares, como se muestra en la figura, la idea es asignar un código a cada uno comenzando con el número 01 para el titular que tenga la tarifa más alta y de alli hacia abajo, como se muestra en el ejemplo se coloca primero al parentesco Titular Mujer con Maternidad.
A continuación seleccione si ese parentesco es un titular o un beneficiario, esto es muy importante debido a que el sistema debe tomarlo en cuenta para realizar sus calculos.
Luego coloque las edades mínima y máxima aceptadas para ese parentesco, si existe algún parentesco cuyo límite de edad no se especifíca, coloque una cifra, por ejemplo 99 años, de tal manera que el sistema pueda realizar el cálculo numérico. Posteriormente coloque el monto correspondiente a la prima bruta y a la prima neta según sea el caso. Por último coloque el monto de la suma asegurada máxima para ese parentesco.
Una vez cargada la información proceda a grabarla haciendo click en el botón grabar ya conocido por Ud. A continuación haga un click en el botón limpiar, para borrar la información de ese parentesco, en ese momento el sistema borra todos los datos excepto los de la póliza y del plan, de tal manera que Ud. puede cargar los datos del siguiente parentesco hasta llegar al último.
Si Ud. desea verificar la información cargada haga click sobre el botón de consulta de planes que se encuentra al lado derecho del cuadro de texto planes, allí el sistema despliega una reja en la cual podrá ver la información y traerla para modificarla si es necesario.
Creando un certificado de póliza colectiva de HCM, Vida o Accidentes.
Para crear un certificado de este tipo de colectivo vaya al menú Colectivos y escoja la opción Certificados, una vez allí estaran una serie de alternativas, escoja HCM y el sistema despliga un formulario como el que vemos a continuación
Este formulario consta de dos pestaña la primera corresponde a los datos principales del certificado y los datos del titular del mismo, la segunda pestaña está dedicada a la información de los beneficiarios del certificado. En esta primera pestaña debemos ubicar la póliza colectiva que vamos a agregar, para ello usaremos el botón de consulta que se encuentra al lado derecho del cuadro de texto, una vez seleccionada procederemos a ingresar el número del certificado correspondiente y posteriormente el nombre del titular, es de hacer notar que cargaremos preferiblemente el apellido primero y el nombre después tal y como lo hacen las compañías aseguradoras para así evitar confusiones.
A continuación seleccione el parentesco dentro del cual se ubica ese titular, para ello haga click en el botón de consulta que aparece al lado del cuadro de texto plan, el sistema despliega una reja en la cual aparecerán solo los parentescos de los titulares que Ud. Agregó en la tabla de parentescos anteriormente descrita.
Luego proceda a cargar los restantes datos como son la dirección y los teléfonos del titular ( ambos son opcionales ) la cédula de identidad y la fecha de nacimiento, ese punto es bien importante ya que el sistema calcula automáticamente la fecha del titular y validará su inclusión en el colectivo deacuerdo a la información de las edades máximas y mínimas que Ud. Cargó en la tabla de parentescos.
El sistema se encargará de hacer el cálculo de la prima a pagar según el período que Ud. introdujo en la fecha de inclusión en el colectivo, según sea el caso el sistema dará la suma prorrateada en cada caso. También se muestra la suma asegurada total para ese certificado.
Ahora pase a la siguiente pestaña, para realizar la carga de los beneficiaros del certificado, para ello haga un click en el título de la pestaña ( familiares ). A continuación el sistema despliega la siguiente imagen.
Figura 3. Formulario de certificado de HCM. Pestaña familiares
En esta pestaña Ud. agregará a los beneficiarios de este certificado usando el método de llenado de la reja ya conocido. Si desea más información acerca de este procedimiento haga click aqui. Es importante destacar aqui que Ud. debe seleccionar el parentesco correspondiente haciendo click en el botón de consulta que se encuentra al lado de la palabra plan, posteriormente coloque la fecha de nacimiento del beneficiario y el sistema calculará automáticamente la edad correspondiente y verificará que se encuentre dentro del rango de fechas que Ud. colocó en la tabla de parentescos. Además el sistema hará la sumatoria de la prima prorrateada para el titular y los beneficiarios, la cual Ud. Podrá ver en la pestaña Titular en el cuadro de texto prima.
Por último haga click en el botón grabar para guardar la información de las dos pestañas en la base de datos.
¿Cómo crear una póliza colectiva de flota de vehículos?
1.- Se debe crear un ramo especial para la flota de vehículos, dicho ramo debe contener todas aquellas coberturas que pudieran tener los vehiculos a cargar en el colectivo. Para hacerle el trabajo más fácil le recomendamos ubicar un certificado que posea la mayor cantidad posible de coberturas, de tal manera que pueda cubrirlas a todas a la hora de cargar el certificado. Si desea más información sobre como crear los ramos haga click aqui
2.- Se debe crear la póliza colectiva al igual como creamos la póliza individual, excepto con dos ligeras diferencias, la primera de ellas es que debemos especificar que el asegurado será un coletivo, para ello seleccionamos colectivo en el tipo de asegurado. Si desea más información acerca de este punto haga click aqui.
La segunda es que debemos especificar que se trata de una póliza colectiva, para ello seleccionamos el botón de colectivo en el formulario de póliza. Si desea más información acerca de este punto haga click aqui.
3.- Abrir un certificado nuevo de flota de vehículos haciendo click para ello en la opción Corretaje - Colectivos - Certificados - Flota. A continuación el sistema despliega un formulario como el siguiente.
Figura 4. Formulario de cretificados de Flota de Vehículos.
Una vez aqui seleccione la póliza a cargar haciendo uso del botón de consulta ubicado al lado derecho del cuadro de texto Póliza. Luego ingrese el número de certificado, El nombre del titular y la fecha de inclusión en el colectivo, los teléfonos y la dirección si los tiene y la cédula de identidad del titular si la posee. A continuación haga click en la siguiente pestaña para continuar con la carga de información, allí se verá un formulario como el que a continuación se presenta.
Figura 5. Formulario de cretificados de Flota de Vehículos. Pestaña datos del vehículo
Ahora proceda a llenar todos los datos del vehículo en cuestión. Recuerde que el no omitir información en este punto garantiza unos excelentes resultados en el uso del sistema. Luego de este proceso, pase a la siguiente pestaña.
Figura 6. Formulario de cretificados de Flota de Vehículos. Pestaña Riesgos y/o Coberturas
En esta pestaña Ud. debe seleccionar una por una las coberturas correspondientes a este cerificado. Para ello hagla click en el cuadro de lista Riesgos y/o Coberturas y posteriormente ingrese los datos de suma asegurada y prima para esa cobertura. Una vez cargados esos datos haga click en el botón del teléfono para agregarlos a la reja, autómáticamente pasarán a la parte superior, es decir a la reja, con lo que Ud. podrá observar cuales son las coberturas agregadas. Repita la operación hasta cargar todas las coberturas para ese vehículo. Si por algún motivo cometió algún error en alguna de las coberturas, debe seleccionarla, eliminarla haciendo click en el botón que tiene la "X" (Al lado del botón del teléfono) y volver a agregar la cobertura.
Finalizado este proceso haga click en el botón de la calculadora para que el sistema proceda a hacer la sumatoria de todas las coberturas cargadas. A continuación verifique que todos los datos suministrados son correctos y proceda a grabarlos en la base de datos, haciendo para ello click en el botón Grabar del formulario.
Figura 7. Formulario de cretificados de Flota de Vehículos. Pestaña Comisiones
¿Cómo consultar la información sobre una póliza colectiva?
Existe un menú especial para las consultas del colectivo, dicho menú se encuentra ubicado en la opción Colectivos del Módulo Consultas / Reportes. Sin embargo, es importante destacar que una buena parte de las consultas puede ser hecha a través del formulario de actualización de certificados, ya que el mismo posee un botón de consulta de certificado el cual está dotado con las herramientas de búsqueda por campo que son usadas en todo el sistema, de tal manera que al Ud. encontar el certificado que buscaba el sistema despliga toda la información en el formulario, de tal manera que la información puede consultarse y actualizarse en una misma pantalla sin mayor esfuerzo, lo que se traduce en flexibilidad y ahorro de tiempo.
Adicionalmente a los formularios de consulta existen varios reportes que se encuentran ubicados en el módulo de consultas/reportes. A continuación pasamos a explicar cada uno de ellos.
Certificados de HCM
Este reporte es usado para obtener un listado de los certificados de pólizas Colectivas de HCM, Accidentes, Vida y Funerarios. El formulario de petición de datos está conformado por 3 pestañas las cuales veremos a continuación.
Figura 8. Certificados de HCM
Reporte de tabla de primas
En este reporte Ud. puede consultar la información cargada en la tabla de parentescos para una póliza en particular, para acceder a él haga click en la opción del menú como se observa en la figura.
Figura 9 . Menú reporte de tabla de parentescos
Allí aparecerá un formulario de petición de datos como este.
Figura 10 . Formulario reporte de tabla de parentescos
Una vez aqui seleccione la póliza y el plan usando para ello el botón de consulta ubicado al lado del cuadro de texto póliza. Luego haga click en el botón verde para generar el reporte. Si desea más información acerca de como manipular la información contenida en el reporte haga click aqui
Reporte de flota de vehículos.
Como su nombre lo indica en este reporte solamente puede mostrarse información acerca de flota de vehículos. Para acceder a él haga click en la opción del menú "Flota de vehículos" Ver Figura 10. Luego el sistema despliega un formulario de petición de datos como se muestra a continuación.
Figura 11 . Formulario reporte de certificados de flota
A continuación seleccione la póliza de flota que desea consultar usando para ello el botón de consultas ubicado al lado del cuadro de texto póliza, posteriormente puede seleccionar entre obtener un reporte con todas las características de la flota o solamente un resumen. También puede seleccionar si desea sólo los certificados activos, inactivos o desea imprimirlos a todos por igual. Como puede observar, también puede obtener este reporte por rango de fechas y por tipo de monedas si fuese necesario.
Una vez hecha la selección proceda a hacer click en el botón de confirmación ( botón verde ) para que el sistema genere el reporte. Si desea más información acerca de como manipular la información del reporte haga click aqui