Datos
- ¿Cómo crear grupos de asegurados?
- ¿Cómo se crean los productores?
- ¿Cómo se crean los cobradores?
- ¿Cómo se crean los Ejecutivos de cuenta?
- ¿Cómo se crean las compañías aseguradoras?
- ¿Cómo se crean las compañías financiadoras?
- ¿Cómo se crean los ramos y sus coberturas?
- ¿Cómo se crean los tipos de bonos?
- ¿Cómo se crean las clínicas?
- ¿Cómo se crean los diferentes tipos de monedas?
- ¿Cómo se crean los bancos?
- ¿Cómo se crean los Técnicos?
- ¿Cómo se crean las Causas de Siniestros?
- ¿Cómo se crean los Conductores?
- ¿Cómo se crean los Talleres?
- ¿Cómo se crean las Localidades?
- ¿Cómo se crean las Sucursales?
¿Cómo crear grupos de asegurados?
Para poder accesar al módulo de grupos de asegurados, debemos hacer click en el menú Datos y seleccionar la opción Grupos como se indica en la figura.
Los grupos de asegurados se crean con la finalidad de vincular a los asegurados que de alguna u otra manera tienen relación entre sí. Por ejemplo: Miembros de una misma familia, empresas de un consorcio, etc. Con ello logramos tener información consolidada sobre la cartera que tenemos con esos asegurados y así lograr una toma de decisiones más efectiva.
NOTA IMPORTANTE: No todos los asegurados deben pertenecer a un grupo en particular. El uso de grupos es totalmente opcional y debe ser usado en los casos en los que realmente existan dos o más asegurados vinculados.
Una vez dentro, el formulario nos muestra 2 pestañas de información. En la primera debemos llenar los datos de identificación del grupo. Vamos a comenzar por asignar el código a ese grupo que vamos a crear. El sistema no genera el código del grupo para darle la posibilidad de que Ud. Lo organice como prefiera, puede Usar letras, letras y numeros o solamente numeros, por ejemplo un código pudiera comenzar con "G001", 0001,G01,G-01,etc.
SUGERENCIA: Trate de crear los códigos de manera correlativa, asignando para ello los primeros numeros a los clientes más antiguos y así sucesivamente. Posteriormente, seleccione al productor al cual pertenecen los asegurados de ese grupo, para ello haga un click sobre el cuadro que se encuentra del lado derecho y debajo de la palabra Productor, luego deslicese con la flecha del ratón sobre los nombres de la lista o haga click sobre el que desea seleccionar.
También puede asignar una dirección común para los miembros de ese grupo, ello se hace con la finalidad de tener registrada una ubicación común para todos estos asegurados, por ejemplo si existen varias empresas de un mismo consorcio debería existir una dirección de cobro en donde poder dirigirse para hacer el cobro de todas esta empresas. Los grupos pueden ser anulados cuando Ud. lo desee, para ello puede hacer un click en el cuadro activo y quitarle la marca.
NOTA IMPORTANTE: Aclararamos que el hecho de anular un grupo no quiere decir que lo estamos borrando del sistema, solamente le estamos cambiando el estatus por inactivo.
¿Cómo se crean los productores?
Figura 3. Formulario datos de productores
Esta es la primera información que Ud. debe llenar dentro del sistema, porque constituye el primer eslabón de la cadena de datos que Ud. necesita suministrar al sistema para poder operar correctamente. Es importante que Ud. Llene la información sobre todos los productores antes de pasar a hacer cualquier otra cosa dentro del sistema. Para acceder a este formulario haga click en el menú Datos y posteriormente un haga click en la opción productores. El Formulario consta de dos pestañas, en la primera simplemente vamos a asignar el código del productor, su nombre y su porcentaje de comisión.
El código del productor puede estar compuesto por numeros, letras o numeros y letras, por ejemplo: 001, 00001, P01 ó P-01. Sin embargo nuestra sugerencia es que comience con el código 01. Despúes coloque el nombre completo del productor y luego coloque el porcentaje de comisión que percibirá este productor.
Generalmente el porcentaje de comisión corresponde al 100% tomando en cuenta que tenemos un solo productor, pero por ejemplo, si tuvieramos 2 o más productores que comparte gastos en una misma oficina, y cada uno de ellos destinara 10% de sus comisiones para gastos administrativos, tendríamos entonces que colocar 90 en el cuadro de texto comisión.
NOTA: Coloque sólo la cifra sin el porcentaje, es decir, coloque 100 ó 90 y no 100% ó 90%.
Posteriormente puede pasar a la siguiente pestaña, que contiene otros datos del productor, como son la dirección entre otras, estos datos son totalmente opcionales, por lo tanto si lo prefiere puede dejarlos en blanco. Una vez cargada toda la información haga click en el botón grabar en la parte inferior derecha del formulario.
¿Cómo se crean los cobradores?
Figura 4. Formulario cobradores.
Este formulario debe llenarse sólo cuando Ud. Posea cobradores dentro de su organización. Se entiende por cobrador a aquella persona que sale a la calle a cobrar un recibo de prima y percibe un pago por ello. En algunos casos lo utilizan los mismos corredores para llevar un control adicional del flujo de cobranza en la organización.
Para accesar a este formulario Ud. Debe hacer un click en el menú Datos y posteriormente seleccionar la opción Cobradores. El código del cobrador puede estar compuesto por numeros, letras o numeros y letras, por ejemplo: 001, 00001, C01 ó C-01. Sin embargo nuestra sugerencia es que comience con el código 01. Despúes coloque el nombre completo del cobrador y luego coloque el porcentaje de comisión que percibirá este cobrador ( sólo coloque la cifra sin el % ). Luego pase a la siguiente pestaña y coloque los datos que allí se le especifican. Una vez cargada la información haga un click en el botón Grabar para guardar la información en la base de datos
¿Cómo se crean los ejecutivos de cuenta?
Figura 5. Formulario Ejecutivos de Cuenta
Este formulario puede ser usado para cargar la información sobre los ejecutivos de cuenta que posee su organización o para cargar la información sobre alguna persona que reguralmente perciba una compensación por la venta de alguna póliza, por ejemplo un agente de un concesionario.
Para accesar a este formulario Ud. debe hacer click en el menú de Datos y luego en la opción de Ejecutivos de cuenta. Este formulario es totalmente opcional, es decir, que si Ud. no posee ninguna persona con estas características puede obviar la carga de esta información.
En este caso como en los anteriores Ud. debe asignar un código para cada uno de los ejecutivos que cree, dicho código puede ser numérico, con letras o con letras y números. Una vez creado al código cargue el nombre y el porcentaje de comisión que tiene asignado dicho cobrador ( solamente la cifra ), sino posee porcentaje déjelo en blanco.
Luego pase a la siguiente pestaña y agregue los datos sobre la dirección y teléfonos. Una vez cargada toda la información proceda a grabarla usando para ello el botón que se encuentra en la parte inferior derecha del formulario.
¿Cómo se crean las compañías aseguradoras?
Figura 6. Formulario Asuguradoras
Este es el segundo formulario que Ud. debe llenar dentro del sistema ya que la información sobre las compañías aseguradoras es de vital importancia antes de cargar cualquier otra.
Para poder accesar a este formulario Ud. debe hacer click sobre el menú Datos y luego hacer un click sobre la opción aseguradoras. Una vez dentro del formulario debe asignarle un código a cada compañía, tomando en cuenta que el orden que Ud. Asigne debe corresponder al orden de importancia que para Ud. Tienen dentro de su cartera, es decir, que la primera compañía debería ser aquella con la cual Ud. Tiene mayor producción. Luego proceda a llenar el nombre y los teléfonos, posteriormente pase a la siguiente pestaña, llene la dirección y los restantes datos y pase a la siguiente pestaña para llenar la información sobre los contactos como se indica en la figura siguiente.
Los contactos corresponden a los nombres de aquellas personas que laboran dentro de esa aseguradora con las cuales mantenemos algún tipo de relación o simplemente tienen algún tipo de ingerencia en algun área de la compañía, esta función tiene como finalidad mantener una especie de guía telefónica de las personas contacto dentro de esa organización.
Para agregar un nuevo contacto Ud. debe llenar primero los datos de la persona en los cuadros que se encuentran en la parte inferior central del formulario. Una vez llenos haga click en el botón "Agregar Elemento" (El que tiene el teléfono) e inmediatamente la información pasará a la reja (que se encuentra en la parte superior del formulario. Si Ud. desea modificar la información existente en la reja debe hacer click sobre alguno de los elementos de la linea para poderlo seleccionar, debe eliminarlo y volverlo a agregar.
Para eliminar el contacto una vez seleccionado haga un click sobre el botón eliminar que se encuentra al lado del botón teléfono (el botón que tiene la "X" ). Las compañías aseguradoras también pueden ser anuladas usando para ello el botón activo que se encuentra en la parte inferior izquierda y haciendo un click sobre el cuadro de chequeo.
¿Cómo se crean las compañías financiadoras?
Figura 7. Formulario para compañías Financiadoras
El tercer formulario que Ud. debería llenar es el correpondiente al de las compañía financiadoras, debido a que se necesita esta información para poder llenar el formulario de financiamientos. Para poder accesar a este formulario Ud. Debe hacer click sobre el menú Datos y hacer click sobre la opción de las compañías financiadoras.
Una vez dentro del formulario debe asignarle un código a cada compañía, tomando en cuenta que el orden que Ud. Asigne debe corresponder al orden de importancia que para Ud. Tienen dentro de su cartera, es decir, que la primera compañía debería ser aquella con la cual Ud. Tiene mayor producción.
Luego proceda a llenar el nombre y los teléfonos, posteriormente pase a la siguiente pestaña, llene la dirección y los restantes datos y pase a la siguiente pestaña para llenar la información sobre los contactos al igual que lo hace en el formulario de contactos de aseguradoras (Ver Figura 6)
Los contactos corresponden a los nombres de aquellas personas que laboran dentro de esa financiadora con las cuales mantenemos algún tipo de relación o simplemente tienen algún tipo de ingerencia en algun área de la compañía, esta función tiene como finalidad mantener una especie de guía telefónica de las personas contacto dentro de esa organización. Si desea más información acerca de como llenar la reja de contactos haga click aqui.
¿Cómo se crean los ramos y sus coberturas?
En primer lugar, para cargar un tipo de ramo debemos asignarle un código. Esta asignación de código es independiente del código que le asigna la aseguradora, es decir, es un código interno que regirá sólo para su sistema. La idea es asignar el primer código, es decir, el "01" al ramo con el cual Ud. posee mayor cartera. En la figura 8 se ilustra la forma como se carga la información sobre un ramo y sus coberturas.
Como podemos observar, luego de asignar el código aparecen en la parte derecha dos cuadros de selección, el primero de ellos corresponde al tipo de ramo al que pertenece, o sea, si es un ramo patrimonial o un ramo de Vida, este punto es importaante porque existe un reporte para la Superintendencia que se maneja con estos parámetros.
Luego hay otro cuadro de selección que le pregunta si desea cobertura, esto se refiere a los reportes que contienen ramos y en los cuales se pueden o no desglosar las coberturas, dependiendo de lo que Ud. Coloque en esta opción.
Figura 8. Formulario de actualización de Ramos y sus coberturas
Posteriormente podemos observar una reja en la cual se va colocar las diferentes coberturas que contiene este ramo. Para ingresar coberturas en esta reja siga los siguientes pasos:
1.- Sitúese en el cuadro de texto de coberturas y/o riesgos, que se encuentra debajo de la reja y que aparece con el título en color rojo ( no el que está en la reja ) y coloque allí el nombre de la cobertura que desea agregar.
2.- Muevase ahora en el siguiente cuadro ( porcentaje ) haciendo un click sobre él o usando la tecla TAB, coloque allí el porcentaje correspondiente a la cobertura que acaba de cargar ( solamente la cifra ).
3.- Haga click sobre el botón del teléfono que se encuentra al lado derecho del cuadro porcentaje, entonces los valores pasarán automáticamente a la reja. Repita este proceso para cada una de las siguientes coberturas que desea agregar.
Si desea modificar alguna de las coberturas que se encuentran en la reja puede hacer doble click sobre ellas y el sistema las colocará fuera de la reja en el mismo sitio donde las cargó para que Ud. proceda a modificarlas, una vez hecho ésto vuelva a hacer click sobre el botón del teléfono para agregarlas de nuevo a la reja.
Si lo que desea es eliminar alguna cobretura simplemente haga click sobre ella y a continuación haga click sobre el botón de eliminar que se encuentra al lado del botón del teléfono, y la cobretura desaparece de la reja. Una vez que haya finalizado con la carga de todas las coberturas debe proceder a guardar la información usando para ello el botón de Grabar que se encuentra en la parte inferior del formulario.
¿Cómo se crean los tipos de bonos?
Al llegar a este formulario Ud. debe crear un código por cada tipo de bono que vaya a percibir por cada compañía, con la finalidad de diferenciarlos a la hora de registrar el cobro de los mismos. Posteriormente coloque una abreviatura para ese tipo de bono, como se muestra en la figura. Ésta consta de 3 caracteres, luego coloque las fecha de comienzo y fin de la vigencia del bono, el porcentaje de pago sobre el monto de primas y la frecuencia de pago.
La información sobre las clinicas es necesaria cuando se necesita cargar la información sobre los siniestros individuales o colectivos, es por esto que se necesitan crear en el módulo de datos como se muestra a continuación. En primer lugar debe asignar un código a cada una de las clinicas como se muestra en la siguiente figura. Este formulario consta de 3 pestañas, en la primera colocaremos el código de la clínica y sus datos de identificación, como son el nombre, abreviatura y sus teléfonos principales. En la siguiente pestaña colocaremos la información sobre la dirección y otros datos de ubicación.
Posteriormente puede pasar a la pestaña de contactos en donde podrá apreciar una panatalla como la que se muestra en la figura 11, en donde podrá agregar a aquellas personas con las que tenga alguna relación en esa clinica. Si desea más información sobre como cargar datos en la reja, haga click aqui.
¿Cómo se crean los diferentes tipos de monedas?
Para una mayor flexibilidad el sistema puede trabajar con diferentes tipos de monedas, para ello Ud. debe definirlas primero a través de este formulario. Sin embargo, para su comodidad, el sistema ya tiene cargados por defecto los tipos de modenas Bolívares y Dolares Americanos.
Los bancos deben ser agregados al sistema mediante este formulario para poder ser usados a la hora del cobro y pago de recibos, comisiones y toda aquella operación que involucre el uso de cheques y depósitos bancarios.
Figura 13. Formulario de actualización de bancos.
Para su comodidad el sistema ya tiene cargada una lista de los principales bancos que existen en el país, sin embargo Ud. puede agregar o modificar los que existen usando este formulario. Recuerde hacer click en el botón de Grabar para guardar la información.
La información sobre los técnicos o analistas de siniestros que nos atienden los siniestros en las compañias de seguros es por esto que se necesitan crear en el módulo de datos como se muestra a continuación. En primer lugar debe asignar un código a cada una de los técnicos como se muestra en la siguiente figura. Este formulario consta de 2 pestañas, en la primera colocaremos el código del el técnico, C.I y nombre y en la siguiente pestaña colocaremos la información sobre la dirección y otros datos de ubicación.
Figura 14. Formulario de Técnicos
¿Cómo crear las Causas de Siniestros?
La información sobre las Causas de Siniestros que nos atienden en las compañias de seguros es por esto que se necesitan crear en el módulo de datos como se muestra a continuación. En primer lugar debe asignar un código a cada una de las Causas de Siniestro como se muestra en la siguiente figura. En este formulario solo incluiremos el código (El sistema lo suministra automaticamente) de la Causa, descripcion y abreviatura.
Figura 15. Formulario de Causas de Siniestros
La información sobre los Conductores de los Vehiculos Asegurados (En especial flotas de autobuses, o camiones) para identificarlos en el momento del siniestro que nos atienden las compañias de Seguros, es por esto que se necesitan crear en el módulo de datos como se muestra a continuación. En primer lugar debe asignar un código a cada uno de los Conductores como se muestra en la siguiente figura. Este formulario consta de 2 pestañas, en la primera colocaremos el código o C.I del el conductor, su y nombre y la línea para la que presta servicio, en la siguiente pestaña colocaremos la información sobre la dirección y otros datos de ubicación.
Figura 16. Formulario Crear Conductores
La información sobre los talleres donde son reparados los vehiculos que nos atienden en las compañias de seguros; es por esto que se necesitan crear en el módulo de datos como se muestra a continuación. En primer lugar debe asignar un código a cada uno de los talleres como se muestra en la siguiente figura. Este formulario consta de 2 pestañas, en la primera colocaremos el código del el taller, su nombre y la persona contacto,en la siguiente pestaña colocaremos la información sobre la dirección y otros datos de ubicación.
Figura 17. Formulario Crear Talleres
La información sobre las Localidades donde estan ubicados los Asegurados se necesitan crear en el módulo de datos como se muestra a continuación. En primer lugar debe asignar un código (El sistema lo asigna automaticamente) a cada una de los técnicos como se muestra en la siguiente figura. En Este formulario solo se debe rellenar la localidad donde se ubica el asegurado, y el estado de dicha localidad.
Figura 18. Formulario Crear las Localidades
La información sobre las Sucursales donde estan ubicadas las sedes del Intermediario de Seguro se necesitan crear en el módulo de datos como se muestra a continuación. En primer lugar debe asignar un código a cada una de las sucursales como se muestra en la siguiente figura. En Este formulario solo se debe rellenar la localidad donde se ubica el asegurado, y el estado de dicha localidad en la siguiente pestaña colocaremos la información sobre la dirección y otros datos de ubicación.
Figura 19. Formulario Crear las Sucursales
