- ¿Cómo agregar una nueva póliza?
- ¿Cómo grabar y/o borrar la información introducida?
- ¿Cómo anular una póliza?
- ¿Cómo eliminar una póliza?
- ¿Cómo generar un Anexo de póliza?
- ¿Cómo agregar los datos particulares de esa póliza?
- ¿Cómo generar un recibo pendiente sobre esa póliza?
- ¿Cómo agregar una solicitud de póliza?
- ¿Cómo consultar la información sobre las pólizas?
- ¿Cómo consultar la información sobre las renovaciones de pólizas?
¿Cómo agregar una nueva póliza?
Antes de agregar una nueva póliza debe tener en cuenta que debe haber creado todos los datos principales como son: Productores, Aseguradoras, Ramos y Cobradores (si los tiene), se desea más información acerca de como cargar esta información haga click aqui. También puede agregar estos nuevos datos a través del mismo formulario de póliza, usando para ello el botón "Crear nuevo elemento" que aparece al lado derecho de cada uno de los campos ( Ver figura 10 )
Figura 10. Formulario de póliza
Como podrá observar es obligatorio crear primero todos los datos anteriormente descritos y además debe crearse también al asegurado. Si desea ver más información sobre como crear un asegurado haga click aqui.
Luego de haber creado todos estos datos puede comenzar a llenar los de la póliza, para ello comience llenando el número de la póliza en la pestaña identificación como se muestra en la figura anterior. El número de póliza soporta hasta 15 dígitos por lo cual puede colocar el número completo de la póliza.
Posteriormente seleccione si la póliza es individual o colectiva haciendo click en el botón de selección. Luego seleccione el asegurado, la compañía aseguradora y el ramo haciendo click sobre la lista que se encuentra debajo del título, esta lista nos trae los datos que ya se encuentran cargados en el sistema.
TRUCO: Para una ubicación más rápida Ud. puede escribir las letras iniciales del nombre que desea ubicar y el sistema se posicionará automáticamente según vaya encontrando algún nombre coincidente en esa lista. Por ejemplo, si Ud. hace un click sobre la lista de asegurados y escribe las primeras letras del apellido, por ejemplo, Z-A-M del apellido ZAMORA, el sistema automáticamente se posicionará en la línea del primer nombre que aparezca con ZAM. (Ver Figura 11) Así se facilita el trabajo de búsqueda.
El siguiente paso será colocar la póliza como vigente, para ello haga click en el botón de vigencia, marcando la tilde como se observa en la figura 10
A continuación pase a la siguientes pestañas y llene los datos que se piden en cada caso, para pasar a las otras pestañas haga click en el título de cada una como se indica en la figura 10
En la siguiente figura puede observar la pestaña riesgos en donde Ud. debe llenar la reja con los diferentes riesgos y/o coberturas que posee el ramo de esa póliza, dichas coberturas las coloca automáticamente el sistema deacuerdo al ramo que Ud. escogió en la pestaña identificación. Haga click en el cuadro riesgos y/o coberturas para poder observar la lista y traer el riesgo haciendo click encima de él. Una vez que lo traiga debe llenar los siguientes cuadros, es decir, suma asegurada y la tasa o la prima según la información que posea.
Nota: Si Ud. Coloca la tasa para ese riesgo el sistema calcula automáticamente la prima para ese caso y viceversa, es decir, Ud. debe colocar sólo uno de ellos y el sistema le calculará el otro, obviamente, despúes que Ud. colocó la suma asegurada.
Figura 12. LLenando los riesgos y/o coberturas de la póliza
Una vez que llenó los datos para esa cobertura debe hacer un click en el botón agregar riesgo (Ver figura 12 - Botón con el teléfono). Alli el sistema subirá la información hasta la reja que se encuentra en la parte superior (Ver Figura 12). Así procederá con el resto de las coberturas que contenga la lista hasta culminar el proceso.
TRUCO: Si por algún motivo desea hacer alguna correción en alguno de los riesgos cargados en la reja, haga doble click sobre el elemento que desea modificar y el sistema lo traerá a los cuadros en donde antes había cargado la información. Allí puede modificar lo que desee y luego volver a hacer click sobre el botón "Agregar Riesgo" para incorporarlo a la reja. Si por el contrario lo que desea es eliminar ese riesgo, haga un click sobre el botón que está al lado del teléfono "Botón Eliminar riesgo" y quedará eliminado sólo ese riesgo.
Una vez que ha ingresado esta información debe colocar en su respectivo cuadro los datos sobre la Cobertura Adicional y Deducible para esa póliza, después de haber llenado esa información puede pasar a otra pestaña.
En la siguiente figura podemos observar la pestaña de captura de datos de comisiones, en la cual al igual que en la figura anterior Ud. Seleccionará de la lista de productores existentes en su sistema él o los productores pertenecientes a esta póliza y colocará en el cuadro COMISION el porcentaje que devengará el productor por dicha póliza. Por ejemplo si los productores de una sociedad de corretaje destinan el 10% de sus comisiones para gastos administrativos entonces Ud. Colocaría en el cuadro comisión la cifra 90.
Una vez que ha introducido todos los datos en las respectivas pestañas Ud. debe proceder a grabar la información en el sistema, para ello debe hacer un sólo click sobre el botón GRABAR (Ver figura 10).
NOTA IMPORTANTE: La única forma de grabar la información es a través del botón antes mencionado, no existe ninguna otra pregunta que permita grabar en el sistema. Si Ud. cierra el formulario de pólizas y no ha hecho click sobre este botón perderá la información cargada.
El botón grabar recoge toda la información cargada en todas las pestañas del formulario pólizas, por lo que no es necesario hacer click en el botón grabar cada vez que termine de llenar la información de cada pestaña.
¿Cómo Borrar la información introducida?
Existe un botón llamado limpiar (Ver Figura 10) con el cual se limpian todos los cuadros de información de todas las pestañas del formulario, esto se hace con la finalidad de que Ud. pueda comenzar a cargar la información de otra póliza después de haber grabado una póliza, sin necesidad de salir del formulario y volver a entrar en él. Dicho botón no borra la información de una póliza ya grabada en el sistema.
Para eliminar la información de una póliza se debe usar el botón ELIMINAR (Ver Figura 10). Para ello debemos ubicar la póliza que deseamos eliminar y hacer un sólo click en el botón. El sistema por razones de seguridad le hace una pregunta para que Ud. confirme que está seguro de borrar esa información.
NOTA IMPORTANTE: Si una póliza tiene recibos ya creados en el sistema la misma no puede ser borrado desde éste formulario, ello para evitar que queden registros "huérfanos", es decir, que puedan quedar recibos sin una póliza asociada.
Una vez borrada la informacíón ES IMPOSIBLE SU RECUPERACION, para ello se recomienda que si Ud. no desea borrar la póliza puede anularla y con ello la póliza permanece en la base de datos del sistema pero con estatus de inactividad.
Para anular una póliza debemos tener ubicada la misma, para ello podemos buscarla a través del botón de consulta (Ver Figura 10). Si desea más información sobre como hacer la búsqueda haga click aqui. Cuando tenga la póliza ubicada debe posicionarse en la pestaña Identificación y hacer click en el cuadro Vigencia (Ver Figura 10) para quitarle la marca. De esta manera la póliza queda como anulada o inactiva dentro del sistema
¿Cómo agregar los datos particulares de esa póliza?
Una vez concluida la carga de los datos generales de la póliza debemos agregar los datos particulares de la misma. Los datos particulares contienen la información sobre lo que la póliza cubre, es decir, a los objetos o personas que estan amparados por la póliza. Existe un formulario especial para registrar esta información. Para acceder a él, Ud. debe hacer click en el botón correspondiente (Ver Figura 10) una vez allí el sistema despliega un formulario como el siguiente.
En este formulario se encuentran 4 pesteñas debido a que existen 4 categorías diferentes de datos para esta póliza. Ud. solamente debe llenar una sola de las pestañas de este formulario dependiendo de lo que se esté asegurando, es decir, si la póliza pertenece a un vehículo en particular Ud. debe llenar la pestaña de vehículo con los datos del carro en cuestión.
NOTA: Si la póliza es de flota, no debe llenar los datos de los vehículos aquí, existe un formulario especial de certificados para hacerlo.
En cambio si la póliza es de HCM o accidentes Ud. debe llenar la siguiente pestaña, es decir, HCM/Accidentes. Repetimos que este formulario se aplica sólo para polizas individuales. Si se trata de una póliza de vida, entonces corresponderá llenar la pestaña denominada Vida.
Si por el contrario el bien asegurado no está dentro de los mencionados anteriormente, por ejemplo, estructuras, dinero y valores, mercancías, incendio, robo, dinero en tránsito, etc. debe usar la pestaña denominada otros con la cual cargará este tipo de información
¿Cómo agregar una solicitud de póliza?
Antes de explicar este punto es importante aclarar que la solicitud de póliza es totalmente opcional para el sistema, es decir, no es necesario que Ud. Cargue una solicitud para poder cargar la póliza como tal, simplemente la solicitud de póliza sirve para llevar un control sobre las personas que soliciten una póliza, así que si Ud. lo desea puede comenzar a cargar la póliza y no trabajar con la solicitud.
Si por el contrario Ud. desea trabajar con la solicitud de póliza, debe crear primero al asegurado, para ello puede usar el botón "Agregar Nuevo elemento" al lado de la palabra cliente (Ver Figura 15), si ya tiene al cliente creado puede hacer click sobre el cuadro de texto cliente y escoger al cliente de la lista.
Nota: Es importante aclarar que el número de solicitud póliza es generado automáticamente por el sistema, por lo tanto esta sombreado y no puede ser modificado.
Posteriormente Ud. Debe seleccionar la compañía aseguradora, el ramo y el productor haciendo click dentro de los cuadros de texto y seleccionando el valor de la lista. Luego debemos seleccionar la fecha de solicitud, para lo cual el sistema coloca la fecha del computador para facilitar la selección.
Una vez introducidos estos datos Ud. Debe hacer click en el botón grabar para guardar la información en la base de datos. Luego Ud. puede generar la póliza automáticamente haciendo click en el botón Generar Póliza que se encuentra en la parte inferior izquierda del formulario (Ver Figura 15) o pueder emitir la "Carta de Solicitud de Póliza" haciendo click en el botón de la impresora en la parte inferior Izquierda. Si desea ver más información sobre la carta de solicitud de póliza haga click aqui
¿Cómo consultar información sobre las pólizas?
Para consultar la información sobre una póliza ya cargada en el sistema primero debemos buscarla. A continuación explicamos este proceso
Figura 16. Pantalla de consulta de pólizas
Para ello debemos hacer click en el botón consultar del formulario póliza (Ver Figura 10) y podremos observar una reja como la que se muestra en la figura anterior. En ella podemos observar la lista de todas los polizas que se encuentran cargados en la Base de datos de nuestro sistema. Ud Puede bajar o subir en la lista haciendo click en las flechas del control ubicadas en la parte derecha del formulario
Una vez que ubicamos a la póliza que nos interesa podemos traer la información de dos formas. La primera es haciendo un solo click sobre alguna parte de la linea, es decir, sobre el número de póliza, el nombre o el ramo, y luego hacer un click sobre el botón de confirmación como se muestra en la figura (Botón Verde)
La segunda forma es hacer doble click directamente sobre la línea del asegurado que nos interesa traer, es decir, sobre el número de póliza, el nombre el ramo, etc.
En caso de no conseguir la póliza que queremos dentro de la lista podemos recurir a la función de busqueda para ello debe hacer un click en el botón de busqueda (Ver Figura 16) y a continuación aparece una ventana como la que puede observar (Ver Figura 17). En esta ventana Ud. debe seleccionar el campo por el cual desea hacer la búsqueda haciendo click sobre el cuadro que se indica en la figura o si prefiere sobre la flecha abajo que se encuentra en la parte derecha de ese mismo cuadro.
Figura 16. Formulario de búsqueda
Una vez seleccionado el campo, vamos a proceder a colocar el valor de búsqueda. Ejemplo: Si desea buscar una póliza por su nombre debe hacer click en la lista de "Buscar por:" y nuevamente hacer click sobre la palabra póliza, luego colocar en el valor los primeros numeros de la póliza, posteriormente hacer un click sobre el botón de búsqueda (el de los binoculares) y el sistema le traerá otra reja con el resultado de la búsqueda.
Ahora que se nos muestra la información resultante con solo hacer doble click sobre la linea de información o haciendo un click sobre la información y luego otro click sobre el botón de confirmación. y el sistema traslada toda la información de la póliza hacia el formulario para que pueda ser vista o actualizada.
¿Cómo consultar la información sobre las renovaciones de polizas?
Para consultar la información sobre las renovaciones Ud. Debe hacer click sobre la opción de menú como se indica en la figura. Si desea más información sobre la consulta de renovaciones mensuales haga click aqui
