- ¿Cómo crear un recibo pendiente?
- ¿Cómo cobrar un recibo que se encuentra pendiente?
- ¿Cómo devolver/anular un recibo?
- Cobré accidentalmente un recibo ¿Cómo lo vuelvo a colocar como pendiente?
- Quiero saber en que estado se encuentra un recibo ¿Cómo puedo saberlo?
- ¿Cómo consultar la información sobre los recibos?
¿Cómo generar un recibo pendiente sobre esa póliza?
Figura 14. Formulario de recibos pendientes de cobro en su poder
Una vez grabada la información sobre la póliza estamos en capacidad de generar el recibo pendiente en el sistema para ello debemos hacer click en el botón agregar recibo pendiente (Ver Figura 10.)
El sistema traerá una serie de datos desde la póliza (que en este caso aparecen sombreados debido a que en este punto no pueden ser modificados). Ud. debe ingresar el número del recibo y la fecha de entrega del recibo. La fecha de entrega del recibo es la fecha en el cual nosotros como corredores de seguros recibimos el recibo fisicamente desde la compañía.
También debe cargar la fecha de emisión, si es diferente de la fecha de emisión de la póliza, que nos la coloca el sistema por defecto. Además las observaciones y el monto de la comisión a recibir. Una vez cargada la información debe hacer click en el botón grabar para guardar la información en la base de datos. A partir de éste momento el rebibo se encuentra pendiente por cobrar para el sistema.
¿Cómo cobrar un recibo que se encuentra pendiente?
Si ya hemos cobrado este recibo al cliente podemos proceder a ingresar el cobro de dicho recibo dependiendo de la forma como haya sido cobrado, para ello debe usar los botones de cobro que aparecen en la parte baja del formulario (Ver figura 14).
A continuación explicamos cada una de las formas de cobro de un recibo:
Recibo Cobrado como "Cobrado/Pagado"
Esta es la forma más normal de cobro, por medio de la cual el cliente nos cancela el monto de recibo a través de un cheque o efectivo.
Al hacer click sobre el botón se despliega un formulario como el que se muestra a continuación, en el cual se encuentran los datos del recibo pendiente de manera sombreada, debido a que no pueden ser modificados en este punto.
Allí Ud. debe colocar en el cuadro "Cobro" la fecha en que le hemos cobrado el recibo al cliente, luego coloque la fecha en la cual le canceló el recibo a la compañía dentro del cuadro "Fecha Pago". También debe colocar el número de cheque y el banco con el cual se cobró el recibo.
NOTA IMPORTANTE: Si el recibo es cobrado en efectivo Ud. puede dejar en blanco los cuadros correspondientes al número de cheque y banco, luego puede colocar en las observaciones la palabra efectivo.
Generalmente las fechas de cobro del recibo al cliente y pago a la compañía son las mismas, sin embargo, puede existir diferencias entre una y otra, por ejemplo, si Ud. cobró un recibo al cliente un día viernes en la tarde, pudiera cancelarlo a la compañía el día lunes siguiente, por lo que las fechas de cobro y pago serían diferentes.
El sistema le traerá el monto de la comisión de la información que Ud. Colocó en la póliza, sin embargo dicho monto puede ser modificado por Ud. de ser necesario. También puede registrar el monto correspondiente a gastos de emisión en el cuadro "Gastos"
Posteriormente haga click en el botón "Guardar" para grabar la información en la base de datos. Después de este paso Ud. puede incluir la comisión en el sistema usando para ello el botón "Generar comisión". Si desea más información acerca de las comisiones haga click aqui.
Recibo Cobrado como "Cobrado Directo"
Bajo esta modalidad registraremos el cobro de aquellos recibos en los cuales el cliente cancela directamente el recibo en la aseguradora, bien sea vía transferencia de fondos o cancelando directamente en la caja de la compañía. Este caso no es muy común para la mayoría de los corredores, sin embargo como tal, puede darse el caso.
La forma de carga para este formulario es igual a la del formulario anterior, es decir para la forma de cobro cobrado/pagado, con la diferencia que en este caso no existe la fecha de cobro y de pago, sino solamente la fecha de cobro, ya que el cliente paga directamente el recibo en la compañía. Si desea más información sobre como cargar este formulario, revise la información sobre la forma de cobro anterior.
Recibo Cobrado "Por participación"
Se usa para registrar los casos en los cuales se utiliza la "Cuenta especial de Prima" para depositar el dinero cobrado. Si Ud. No usa la cuenta especial no debe usar esta opción.
Figura 17. Recibos cobrados por participación
En primer lugar, el sistema coloca automáticamente el número de participación y nos trae la fecha del sistema para que Ud. coloque la fecha de participación. Posteriormente haga click en el botón que se encuentra al lado derecho del número de la participación para traer la consulta de recibos pendientes de cobro como se muestra en la figura.
Una vez alli seleccione el primer recibo que Ud. desea colocar en la participación, puede moverse a través de la lista o usar la opción de búsqueda si no lo encuentra. luego haga doble click sobre el recibo para traerlo hasta el formulario de participación. Una vez allí proceda a colocarle la fecha cobro del recibo, y la fecha en que se depositó en la cuenta especial de prima, para ello el sistema lo ayuda colocándole la fecha del sistema.
Luego de haber actualizado estos datos proceda a agragarlos a la reja usando para ello el botón del teléfono, que se indica en la figura. Si Ud. desea hacer algún cambio en los recibos una vez que se encuentran en la reja, puede hacer doble click sobre ellos para modificarlos.
Repita el proceso con todos los demás recibos que desee agregar, cuando culmine haga click sobre el botón para calcular (El que tiene la calculadora) para que el sistema sume los totales de prima y comisiones de todos los recibos.
Posteriormente haga click en el botón Grabar para guardar la información en la base de datos. A continuación puede imprimir la participación haciendo para ello un click sobre el botón de la impresora.
Recibo Cobrado "Por Financiamiento"
Por medio de este formulario registraremos aquellos recibos que el cliente haya decidido financiar, para ello debemos hacer click en el botón del calendario como se muestra en la figura. (Ver figura 14). Para ver más información sobre el financiamiento de un recibo haga click aqui
¿Cómo devolver o anular un recibo cobrado?
Figura 18. Menú de devolución de recibos.
Para realizar la anulación o devolución de un recibo Ud. debe entrar al menú de Procesos a los recibos tal cual como se indica en la figura. Una vez allí haga click en la opción Devolución de recibos.
Figura 19. Formulario de devolución de recibos
A continución ubique la póliza que desea anular usando el botón de consulta como se indica en la figura. Una vez allí seleccione el recibo que desee anular haciendo doble click sobre él o haciendo un click sobre él y luego otro click sobre el botón de confirmación (Botón verde). Si no consigue el recibo que desea dentro de la lista puede hacer uso de las herramientas de búsqueda (Botón de los binoculares) para ubicarlo por algún campo en específico.
Luego que tenga el recibo en el formulario proceda a colocar la fecha de anulación y el motivo por el cual se devuelve.
Cobré accidentalmente un recibo ¿Cómo lo vuelvo a colocar como pendiente?
Figura 20. Menú llevar a pendiente un recibo
Figura 21. Formulario para llevar a pendiente un recibo.
En primer lugar ubique cual es el recibo que desea llevar a pendiente, para ello use el botón de consulta de recibos como se muestra en la figura, Una vez allí haga doble click en el recibo que desea traer o haga un sólo click sobre el recibo y luego un click en el botón de confirmación (Botón verde), para traer el recibo hasta este formulario. Si no consigue el recibo puede hacer uso de la herramienta de búsqueda usando el botón de los binoculares
Cuando tenga la información en el formulario, simplemente haga click en el botón de grabar. El sistema le hará una pregunta de confirmación antes de hacer el proceso como se muestra en la siguiente figura.
Figura 21. Confirmacipon de llevar a pendiente
Quiero saber en que estado se encuentra un recibo ¿Cómo puedo saberlo?
Tanto para saber la información sobre un recibo como para saber en que estatus se encuentra, Ud. puede usar la opcíon de Consulta de recibos. Para accesar a ella haga un click en la opción Consulta de recibos, debajo de la opción devolución de recibos (Ver Figura 18)
Una vez allí haga click sobre el botón de consulta, ubique el recibo que desee usando para ello las herramientas de búsqueda si es necesario y el sistema le despliega toda la información cargada sobre el recibo.
Figura 22. Consulta de Recibos
¿Cómo consultar la información sobre los recibos?
Aparte de la opción antes vista para saber cual es el estatus de un recibo, existen una serie de reportes que le proveen más información sobre el movimiento de la cobranza. Para acceder a ellos Ud. debe hacer click en la opción recibos del módulo Consultas/Reportes como se muestra en la figura. A continuación vamos a explicar cada uno de ellos.
Figura 23. Menú Reportes de Recibos.
Libro Registro de Recibos
Este listado nos muestra todos los recibos que se encuentran registrados en el sistema, donde se puede observar el número de Póliza, Recibo, fecha de emisión, fecha en entrega, ramo, asegurado y el status del recibo (Pendiente, cobrado o anulado)
Total Pendientes
Como su nombre lo indica en este reporte se puede obtener la información acerca de los recibos que se encuentran sin cancelar por parte del asegurado en un determinado período de tiempo. también puede desglosar la información por compañía, por productor y por ramo. recuerde que si desea traer la toda información de cada uno de los rubros mencionados anteriormente deje en blanco los cuadros de texto. Además puede escoger la moneda de la cual desea reportar y si lo prefiere puede traer la comisión de cada recibo.
Pendiente por Periodo
Como su nombre lo indica en este reporte se puede obtener la información en un periodo establecido acerca de los recibos que se encuentran sin cancelar por parte del asegurado en un determinado período de tiempo. también puede desglosar la información por compañía, por productor y por ramo. recuerde que si desea traer la toda información de cada uno de los rubros mencionados anteriormente deje en blanco los cuadros de texto. Además puede escoger la moneda de la cual desea reportar y si lo prefiere puede traer la comisión de cada recibo.
Pendiente por dia de Emitido
Como su nombre lo indica en este reporte se puede obtener la información en un periodo establecido acerca de los recibos que se encuentran sin cancelar, ordenados por los pendientes de 0 a 30 dias, los de 31 a 60 dias y los mayores a 61 dias por parte del asegurado en un determinado. también puede desglosar la información por compañía, por productor y por ramo. recuerde que si desea traer la toda información de cada uno de los rubros mencionados anteriormente deje en blanco los cuadros de texto. Además puede escoger la moneda de la cual desea reportar y si lo prefiere puede traer la comisión de cada recibo.
Reporte de Recibos Cobrados.
Dicho opción se separa en varios reportes individuales, que corresponden a cada uno de los tipos de cobro de un recibo, en dichos reportes también la información puede ser extraida entre un rango de fechas, por compañía, por productor y por ramos al igual que en el reporte anterior.
Las formas de cobro son cobrado / Pagado, Cobrado directo, Participado y financiado. Cobrado / Pagado es cuando se recibe cheque del Asegurado a nombre de la Aseguradora, Cobrado directo es cuando el Asegurado se dirije y cancela de forma directa en la Aseguradora, Participado es cuando recibe cheque a nombre del intermediario y lo desposita en su cuenta especial de primas y Financiado es cuando se recibe cheque por la inicial a nombre de la financiadora de primas.
Pero además de este reporte existen dos más que tienen toda la información sobre los recibos cobrados, uno de ellos es detallado, debido a que en él se pueden ver uno por uno todos los recibos cobrados según los parámetros que Ud. Especifique y el otro es un resumen con la información sobre cada tipo de cobro, basandose en los parámetros que Ud. Escoja.
Reporte de Recibos Devueltosl (Anulados)
Como su nombre lo indica en este reporte Ud. Podrá ver los recibos que fueron devueltos a la compañía en un determinado rango de tiempo, los parámetros del reporte son iguales a los anteriores.
Este es uno de los reportes más importantes del sistema ya que nos permite controlar la cobranza de cada cliente, además, como puede ser extraido por cualquier rango de fechas nos permite ver la historia completa del cliente dentro de nuestra cartera, con lo cual podemos tomar importantes desiciones.
Primas devengadas
Este reporte es uno de los exigidos por la Superintendencia y puede ser obtenido al igual que los anteriores por en período determinado.
Recibos por Grupos.
Este es uno de los reportes más importantes del sistema ya que nos permite controlar la cobranza de cada grupo de clientes, además, como puede ser extraido por cualquier rango de fechas nos permite ver la historia completa del cliente dentro de nuestra cartera, con lo cual podemos tomar importantes desiciones.
Estadistico General de Cartena
Este es un reporte resumido que nos muestra cuanto es el total de primas pendientes, el de primas cobradas y el de primas anuladas mostrandonos el porcentaje de cada uno de ellos. De las primas cobradas nos la discrimina cobrado / Pagado, Cobrado directo, Participado y financiado. Cobrado / Pagado es cuando se recibe cheque del Asegurado a nombre de la Aseguradora, Cobrado directo es cuando el Asegurado se dirije y cancela de forma directa en la Aseguradora, Participado es cuando recibe cheque a nombre del intermediario y lo desposita en su cuenta especial de primas y Financiado es cuando se recibe cheque por la inicial a nombre de la financiadora de primas. En la segunda página nos muestra la composición de la cartera por compañia de Seguro.
Recibos por Ejecutivo
Este es uno de los reportes que nos permite suministrar información de la cartera que ha generado un ejecutivo de cuenta; tanto su cartera pendiente, cobrada y anulada.
Recibos por Cobradoras
Este es uno de los reportes que nos permite suministrar información de los recibos pendientes que han sido asignados a un cobrador (Motorizado).Podemos Observar los recibos pendiente por cobrados, los recibos cobrados por cobrador y los recibos devueltos por imposibilidad de cobro.
Primas Cobradoras en los últimos 3 años.
Este se trata de un reporte estadistico que nos muestra mes a mes los últimos 3 años la cartera que ha sido cobrado en primas por el intermediario de seguros.
Cartera Cobrada en los últimos 3 años
Este se trata de un reporte estadistico que nos muestra mes a mes los últimos 3 años la cartera que ha sido cobrado en prima, en bonos y en comisiones por el intermediario de seguros.
Rebico por Sucursal
Este es uno de los reportes que nos permite suministrar información de la cartera que ha generado una sucursal de la empresa; tanto su cartera pendiente, cobrada y anulada.